Pada saat suatu instansi pengelola dana pinjaman Bank Dunia akan mulai beroperasi, salah satu persyaratan yang harus dipenuhi terlebih dahulu adalah adanya Project Management Manual (PMM). PMM merupakan dokumen yang berfungsi sebagai pedoman bagi instansi terkait dalam melaksanakan pengelolaan PHLN dan pihak-pihak lain yang berkepentingan (misalnya auditor). Biasanya PMM ini disusun oleh seorang konsultan karena para pelaksana instansi tersebut biasanya belum mengerti mengenai bentuk PMM.

Memang struktur PMM tidak baku, tetapi beberapa waktu yang lalu saya dengan sudah ada konsultan yang dipekerjakan oleh Bank Dunia untuk membuat template PMM. Dari template tersebutlah PMM dikembangkan lagi dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing-masing proyek. Secara garis besar struktur PMM adalah:

1. Gambaran Umum Proyek
2. Pedoman pelaksanaan pengadaan
3. Pedoman pelaksanaan pembayaran
4. Pedoman pelaksanaan pelaporan
5. Pedoman pelaksanaan penatausahaan dokumen
6. dll

PMM merupakan pedoman yang akan dipakai pula oleh para auditor untuk memeriksa proyek, karena aturan-aturan yang dipakai oleh Bank Dunia khususnya prosedur pengadaan cukup berbeda dengan aturan yang berlaku di negara kita. Oleh karena itu, PMM perlu mempunyai ketetapan hukum yang kuat untuk penerapannya.

Dalam penyusunan PMM sebaiknya benar-benar dijelaskan secara detil tentang segala sistem dan prosedur yang harus dilakukan pada saat pelaksanaan proyek karena akan sangat membantu bila terjadi ketidaksamaan persepsi antara pihak-pihak yang berkepentingan. Biasanya dalam penyusunannya proyek akan dibantu oleh Bank Dunia untuk proses reviewnya dan nantinya akan diterbitkan surat persetujuan untuk hasil finalnya.